智慧機關圍繞機關事務管理工作人員少、任務重、管理保障服務范圍面廣量大的問題現狀，巧用信息化手段，建立人機交互平臺，實現業務數據化，數據共享化，管理智能化。
一是立體安防，通過對信息化技術的應用，使門禁、梯控、訪客管理、車輛管理、通道閘機、電子巡更、視頻監控等互聯互通，自動形成行為軌跡分析，變被動防御為主動防御。二是智慧食堂，可以延續我們日常在線充值、點餐、預約、評價等方面的生活習慣減少排隊時間，還能形成資金沉淀及膳食分析。三是辦公實現無紙化智能辦公，還可以智能分析公務員的工作能力考勤情況、物品消耗結余利率情況、系統異常人員異常情況、會議簽到會議預約及自助文印情況，并自動生成統計報表，讓管理人員直觀看到經濟運行情況、社會管理情況等，提高辦公效率的同時降低辦公成本，響應綠色環保辦公號召。
除以上功能外還有班車管理、住宿管理、水電自助繳費、自助充電瓶車等智慧子系統。智慧機關借助新開普物聯網技術實現管理智能化，各系統形成了一個完整不可分割的整體。一是平臺聯動化，政府一卡通內各應用系統之間深度聯動，同步更新，當出現異常通行行為時，智能聯動監控設備自動抓拍、攝像。二是指標體系化，各應用系統的重要指標實時自動更新，在事業單位管理系統后臺可以直觀的看到管理、運行情況，如數據的動態更新、大數據監控、節能降耗情況、財務指標綜合評定等。三是管理智慧化，基于各應用系統的深度聯動和指標體系的實時更新，為智能化管理提供決策依據。
行政機關一卡通采用的是b/s和c/s構架，實現中心數據庫和應用層的隔離，屏蔽用戶直接對數據庫進行操作，保證數據的安全，同時支持多數據庫，后臺數據庫的變化與前臺的操作無關。且系統軟、硬件均采用模塊化結構設計，同時充分考慮事業單位具體需求的變化，其系統擴充和升級的方便性和靈活性，提供標準、通用的信息接口，并能與原有各部門的管理系統相兼容，如綜合服務(與物業綜合收費平臺對接)、人事管理系統、財務管理系統等。
智慧機關是推動我國國民經濟信息化的關鍵，是實現機關內部各級部門之間以及機關內外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現科學決策的重要手段，具有轉變政府職能，改進管理方式，推行電子政務，提高行政效率，降低行政成本的戰略意義。